Comment établir un cahier des charges pour le nettoyage de vos bureaux ?

Au sein d’une entreprise, quelle que soit son taille, chaque employé mérite de travailler dans un environnement offrant des conditions optimales. Il va sans dire que plus le lieu de travail est propre et confortable, plus cela booste la motivation et la production des salariés, ce qui est tout autant avantageux pour eux que pour la société. Vous envisagez de confier le nettoyage de vos bureaux à une entreprise spécialisée ? Nous vous conseillons tout d’abord de rédiger un cahier des charges pour garantir des résultats à la hauteur de vos attentes.

Pourquoi recourir à une entreprise de nettoyage professionnel ?

Outre l’aspect ergonomique, il est primordial d’offrir les meilleures conditions d’hygiène et de propreté dans les locaux professionnels, notamment dans les bureaux. C’est indispensable non seulement pour la santé des salariés, mais aussi pour l’image de l’entreprise à l’égard de ses clients et prospects. Aujourd’hui, pour le nettoyage de leurs locaux professionnels, les sociétés préfèrent solliciter un prestataire externe spécialisé dans le domaine, plutôt que leurs propres employés.

En effet, il existe des entreprises spécialistes pour ce qui est de l’entretien et du nettoyage des bureaux. Les atouts de faire appel à ces sociétés spécialisées sont non négligeables :

• Elles sont constituées de nombreuses équipes d’agents d’entretien et de propreté bien formés et qualifiés pour le nettoyage des locaux professionnels
• À la fois compétents et expérimentés, les agents de ces entreprises de nettoyage maitrisent déjà l’utilisation des outils et produits de nettoyage.
• La qualité des services et prestations de nettoyage est garantie, étant donné l’expertise des agents d’entretien et de propreté. Ces derniers sont à même de nettoyer et d’entretenir efficacement les locaux d’entreprise tout en faisant attention aux objets fragiles et de valeur.

Il est à noter qu’un certain nombre de sociétés de nettoyage professionnel se retrouvent en concurrence et il est donc de mise de bien choisir le prestataire à qui confier le nettoyage de vos bureaux. Avant de conclure le contrat, le client doit établir au préalable un cahier des charges, accompagné ou non par l’entreprise de nettoyage, afin que celui-ci puisse réaliser le devis correspondant.

Pour faire un choix éclairé de la société qui s’occupera de l’entretien de vos bureaux ou locaux industriels, misez sur une entreprise de nettoyage professionnel comme Acxelnet qui intervient dans le plus grand respect des cahiers des charges de ses clients.

Parmi les autres critères de qualité à prendre en considération, on peut citer :

• La qualité réelle des services et prestations de nettoyage fournis par l’entreprise
• La réputation et les valeurs de la société
• Le nombre d’années d’expérience de l’entreprise
• La formation ainsi que les qualifications des équipes composant la société

L’importance de rédiger un cahier des charges

Le cahier des charges pour entreprise de nettoyage est un contrat décrivant les caractéristiques techniques du travail à réaliser. Ce document comprend entre autres :

• Le type d’intervention souhaité : dépoussiérage, désinfection, entretien, aspiration, prestation de ménage
• Les locaux à nettoyer : bureau, local commercial, local industriel (entrepôt, dépôt…),
• Les horaires d’intervention
• Les prix

Le cahier des charges permet alors aux clients de communiquer précisément leurs besoins spécifiques concernant les prestations de nettoyage à la société dédiée afin d’obtenir un devis approprié en fonction des sociétés. Souvent, il est conseillé de rédiger le document avec l’aide du prestataire afin que le cahier de charges soit le plus complet que possible.

Nettoyage de locaux professionnels : comment établir le cahier des charges ?

Découvrez ci-dessous, étape par étape, comment établir le cahier des charges pour société de nettoyage afin de ne rien oublier :

1. D’abord, il faut diviser l’établissement en plusieurs zones en tenant compte de certains points tels que le type de local (bureaux, salles de réunion, hall d’entrée, ateliers, sanitaires, etc.), les surfaces des locaux à nettoyer, les contraintes liées à l’accès à la zone…
2. Ensuite, vous allez rassembler les zones/pièces de l’établissement en fonction de leurs similitudes
3. Listez les prestations de nettoyage et d’entretien voulues : il peut s’agir de dépoussiérage ou désinfection de bureaux, nettoyage des sanitaires, lavage de vitres (ex. baies vitrées), entretien des sols… Cela dépend surtout de vos besoins et attentes qu’il convient donc d’identifier afin d’établir le cahier des charges
4. Déterminez la fréquence des prestations de nettoyage : la fréquence de la prestation (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, bimensuelle, etc.) est généralement fonction de la pièce à prendre en charge. À titre d’exemple, les sanitaires ont besoin d’un nettoyage régulier. Avant une réunion, une conférence ou tout autre évènement spécifique, les meubles et surfaces des salles dédiées doivent faire l’objet d’entretien et de nettoyage adaptés.
5. Enfin, une fois le cahier des charges établi, optez pour le service d’une entreprise de nettoyage professionnel pour nettoyer le lieu de travail de vos employés. Les équipes d’un tel prestataire sont composées d’agents de propreté et d’entretien offrant des prestations de qualité aux professionnels, particuliers et collectivités.