Comment rendre vos documents d’entreprise davantage professionnels et uniques ?
Les documents d’entreprise doivent réunir crédibilité et authenticité. Surtout qu’avec le progrès du numérique, les formats de documents existent aussi bien en version papier que dématérialisés. Chaque document que l’entreprise produit, qu’il s’agit d’un document sur impression papier ou en format numérique (PDF, JPG, PNG, docx, …) possède la même valeur probatoire. Pour cela, elle doit recourir à des méthodes concrètes pour rendre ces documents plus professionnels tout en les valorisant et les pérennisant. Rendre les documents de l’entreprise davantage professionnels et uniques est essentiel non seulement pour son image, mais pour qu’ils aient de l’importance aux yeux des lecteurs (clients, fournisseurs, employés, collaborateurs.). Voici comment s’y prendre.
Les différents types de documents professionnels en une entreprise
Les entreprises sont amenées à gérer différents types de documents professionnels au titre de leur activité. Parmi ces types de documents professionnels, nous pouvons distinguer les documents professionnels courants tels qu’un devis, une facture, un contrat de travail, une attestation de formation, une fiche de paie. Il peut également être question d’un document obligatoire pour l’entreprise ou d’une lettre professionnelle.
En entreprise, la gestion de documents est un poste important. La création de documents administratifs (contrats de travail des salariés, attestation d’emploi, etc.) et commerciaux (contrats de vente, factures de vente, factures d’achat, etc.) est monnaie courante auprès des entreprises, qui d’ailleurs constituent le vecteur principal de leur communication. En effet, que ce soit entre l’entreprise et ses clients, l’entreprise et ses collaborateurs (salariés) ou l’entreprise et d’autres entreprises d’un même secteur d’activité, les écrits professionnels régissent la communication.
Ce sont les documents de communication (dossiers de presse, journaux d’entreprise), les documents commerciaux (plaquettes d’entreprise, affiches, brochures, flyers, etc.), les écrits scientifiques, les courriers administratifs (emails, lettres recommandées, lettres administratives, etc.), les écrits scientifiques (modes d’emploi, fiches techniques, livres blancs…), etc.
Chacun de ces documents professionnels a ses spécificités ainsi que ses obligations : en termes d’informations, de mentions obligatoires, de traçabilité et de durée de conservation. Ces documents professionnels présentent également des modèles différents pour faciliter leur gestion par l’entreprise, notamment pour faciliter la gestion de la relation fournisseurs, de la relation client et des salariés (ressources humaines).
Dans un souci d’authenticité du document, de traçabilité et de valorisation des informations qu’il porte, l’entreprise appose un logo, une date, une signature ou bien un symbole en utilisant des tampons encreurs, mais aussi pour qu’il ait l’air plus professionnel.
Comment rendre les documents techniques et/ou juridiques plus professionnels et uniques ?
Un entrepreneur n’est pas amené à gérer un seul type de documents. Selon la stature juridique de sa société, celle-ci l’oblige à certaines formalités de gestion, telles que la gestion de ses documents comptables, ses factures clients, ses factures de ventes, ses relevés de banque, les journaux de paie de ses salariés, les bordereaux de charges sociales, etc.
La datation, l’apposition de logo, d’image, de signature, le marquage des documents professionnels par un tampon à relief n’ont pas uniquement des intérêts juridiques, mais également esthétiques en plus de faciliter la gestion documentaire de l’entreprise et l’archivage de ces derniers.
L’aspect du document a ainsi son importance. De plus, il reflète le professionnalisme de la société auprès des clients, fournisseurs et salariés. Les informations qu’un document professionnel ne fait pas tout pour susciter l’intérêt du lecteur. Dans le cadre d’une action marketing de l’entreprise par exemple, des supports publicitaires attrayants en document papier suscitent beaucoup plus l’attention de ses clients et prospects ou bien de ses collaborateurs d’affaires ou organismes auprès de qui elle réalise des démarches.
Comment faire une belle mise en forme du document ?
Un document comportant un texte bien aéré et bien présenté paraît plus professionnel et plus sérieux. Mais quand bien même les documents professionnels d’une entreprise sont élaborés, les risques qu’ils soient mal vus par les collaborateurs et entreprises partenaires sont inévitables s’ils sont mal présentés. En effet, quel que soit le type de document produit (des documents juridiques, techniques ou administratifs), l’entreprise doit respecter certaines normes de mise en forme. Cela comprend l’agencement des caractères, des photographies, des autres éléments graphiques et notamment du nombre de couleurs et de police utilisées.
La création de documents professionnels attrayants et uniques suggère de veiller à la police de caractère utilisée. L’utilisation d’une police inadaptée et plus de 2 peut fatiguer les yeux des collaborateurs lisant les informations du document d’évaluation, document technique, document administratif…
Comment créer un format propre ?
Une mise en page propre et l’ajout de graphisme peuvent valoriser les documents professionnels (contrat de travail, factures clients, etc.). Ainsi, l’entreprise peut ajouter le logo de sa marque sur l’en-tête du document, mettre une image ou un message en filigrane ou opter pour la technique de marquage par un timbre à sec pour donner plus d’attrait au document. Attention néanmoins à en faire trop, au risque de saturer le document. Il faut également laisser la feuille respirée pour que les informations restent lisibles.
Comment produire des contenus précis et pertinents ?
Exactement comme la mise en forme du document professionnel, il faut laisser la feuille propre autant que possible. Moins elle est saturée, mieux c’est. Les informations à renseigner sur les documents administratifs et contrats commerciaux de l’entreprise doivent ainsi être les plus concises possible. Les tournures doivent être faites de sorte à exprimer des idées précises pour éviter une interprétation erronée. Il est alors conseillé pour la rédaction d’un document professionnel et unique de privilégier l’utilisation de phrases courtes à structure simple.