Qu’est-ce que le journal de paie et le livre de paie ?
La gestion de la paie est une des principales missions du service comptabilité et du service ressources humaines d’une entreprise. Parmi les nombreuses tâches qui doivent être réalisées par ces deux services, nous pouvons citer l’établissement de documents de gestion de paie, dont le journal de paie et le livre de paie. Quelle est leur importance au niveau des entreprises ? Ces documents comptables sont-ils obligatoires ? Découvrez nos éléments de réponse dans cet article.
Qu’est-ce que le bulletin de paie ?
Pour mieux comprendre la notion de livre de paie, il est essentiel de comprendre ce qu’est le bulletin de paie, également appelé bulletin de salaire. Il s’agit d’un document obligatoire qui a pour objet de matérialiser la relation existante entre une entreprise et ses employés. Selon le Code du Travail, le bulletin de paie doit mentionner un certain nombre d’informations, notamment :
- Les coordonnées complètes de l’entreprise: dénomination sociale, adresse du siège social, numéro d’identification (numéro SIRET), code d’identification de l’activité, l’Urssaf destinataire des cotisations sociales versées
- Les informations sur le salarié récepteur du bulletin : identité, numéro de Sécurité sociale, adresse, poste occupé au sein de l’entreprise
- Le montant de la rémunération de l’employé, c’est-à-dire le salaire brut
- Le montant du salaire net (rémunération de base déduite des cotisations sociales versées à l’Urrsaf, l’Assedic et à la retraite)
- Le montant des prélèvements fiscaux et sociaux
- Les montants exonérés
- La date de versement du salaire
À noter que la remise des bulletins de paie à chaque salarié doit se faire à périodicité régulière et bien déterminée dans les entreprises.
Qu’est-ce que le livre de paie ?
Le livre de paie est un document dans lequel sont enregistrées toutes les informations figurant dans les bulletins de paie de l’ensemble des employés. Il peut se présenter sous la forme d’un document numérique (c’est-à-dire informatisé) ou bien d’un registre physique dédié qui peut être côté et paraphé. Il établit le cumul par ligne de tous les bulletins des salariés. Le livre de paie peut être détaillé ou récapitulatif en fonction des besoins des entreprises :
- Le livre de paie détaillé est la solution idéale si l’entreprise veut conserver l’intégralité des données sur les bulletins de paie de ses salariés
- En revanche, il est conseillé d’opter pour le livre de paie récapitulatif si l’entreprise ne souhaite garder que l’essentiel, c’est-à-dire les grandes lignes des bulletins de paie des employés uniquement.
Dans tous les cas, il faut savoir que contrairement aux bulletins de salaire, établir un livre de paie n’est plus obligatoire depuis la loi instaurée le 2 juillet 1998. Néanmoins, l’entreprise a l’obligation de conserver un double de chaque bulletin de paie remis aux salariés pour une durée de 5 ans.
Bien que le livre de paie ne soit pas un document obligatoire, il a son utilité au sein d’une entreprise. Détaillé ou récapitulatif, il permet de garantir une gestion plus efficace de la comptabilité de l’organisation, notamment grâce aux différentes informations relatives aux bulletins de salaire.
Qu’est-ce que le journal de paie ?
Le journal de paie (payroll journal en anglais), aussi connu sous le nom de journal de salaire, est un document comptable auxiliaire au même titre que les autres journaux comptables comme le journal des achats, le journal des ventes et le journal de trésorerie. Concrètement, il permet d’enregistrer tous les mouvements financiers relatifs à la paie des employés d’une entreprise.
Le journal de salaire fait mention de différentes informations chronologiquement :
- La date de l’opération
- Le libellé et le numéro de compte
- Le numéro de pièce
- Le libellé de l’écriture
- Le montant de l’écriture
À l’instar du livre de paie, ce type de document comptable n’est pas obligatoire. En réalité, la plupart des écritures de paies sont déjà passées dans le journal des opérations diverses (OD) et rares sont les entreprises qui établissent un journal de salaire.
Comment s’effectue la comptabilisation de la paie dans le journal de paie ?
Le journal de paie ou journal de salaire est un journal comptable spécialement dédié aux rémunérations des salariés. Vous devez y enregistrer les écritures de paie de votre entreprise, le plus souvent chaque mois, afin d’assurer la bonne gestion de la paie. Le responsable, à savoir la direction des ressources humaines ou le service comptable, effectuera cette comptabilisation en 3 parties :
- La comptabilisation du salaire net
- La comptabilisation des charges salariales
- La comptabilisation des charges patronales
Comptabilisation du salaire net
La comptabilisation du salaire net consiste à enregistrer l’écriture comptable de la rémunération nette à verser aux employés. Deux options sont au choix lors de cette opération :
- Soit vous simplifiez la comptabilisation
- Soit vous détaillez les charges
Si vous souhaitez simplifier la saisie de l’écriture comptable, vous n’aurez qu’à :
- Débiter le compte « Rémunération du personnel » 641
- Créditer le compte « Personnel — Rémunérations dues » 421
C’est dans ce compte 421 que vous ferez la saisie du salaire net de la fiche de paie, sachant que ce dernier doit également figurer tout en bas du bulletin de paie du salarié concerné. Dans les logiciels de paie, ce montant net est souvent encadré et mis en évidence en gras à côté de la mention « Net à payer ».
Dans le cas où vous souhaitez détailler les charges dans le journal, vous aurez à débiter un ou plusieurs de ces comptes relatifs à la rémunération du personnel de la société :
- 6411 : Salaires et appointements
- 6412 : Congés payés
- 6413 : Primes et gratifications
- 6414 : Indemnités et avantages divers
Le compte à créditer demeure le 421 « Personnel — Rémunérations dues ».
Comptabilisation des charges salariales
Lors de la comptabilisation des charges salariales, vous serez amené à créditer de nombreux comptes :
- 431 : Sécurité sociale
- 4372 : Mutuelles
- 4373 : Caisse de retraite et de prévoyance
- 4421 : Prélèvement à la source (impôt sur le revenu depuis le 1er janvier 2019)
- 4378 : Autres organismes sociaux
Lorsqu’une entreprise a recours à un logiciel comptable, celui-ci sollicite souvent les subdivisions de compte dans certains cas. Rappelons que les entreprises sont autorisées à utiliser des subdivisions de comptes à condition de toujours suivre l’architecture générale des comptes comptables.
Comptabilisation des charges patronales
La comptabilisation des charges patronales se réalise en deux parties :
- D’un côté, il y a la comptabilisation des cotisations Urrsaf patronales
- Vous devez également prendre en compte la comptabilisation des autres charges patronales (dont les cotisations Assedic)
Pour comptabiliser les cotisations Urrsaf patronales, il faut débiter le compte « Cotisations à l’Urrsaf » (6451) et créditer le compte « Sécurité sociale » (631). Pour ce qui est des cotisations Assedic, vous devez débiter le compte « Cotisations aux Assedic » (6454) et créditer le compte « Assedic » (4374). Pour comptabiliser les autres charges patronales, il suffit de débiter et créditer les comptes comptables correspondants.
Comment simplifier les écritures de paie dans la comptabilité ?
Pour simplifier les écritures de paie dans le journal et déterminer rapidement et facilement le montant du salaire brut de chaque salarié, il convient de regrouper les trois groupes d’écritures précédents, à savoir la partie dédiée au salaire net, celle rattachée aux charges salariales et enfin celle destinée aux charges patronales.
Toujours en vue de simplifier les écritures comptables dans le journal de paie, bien des entreprises préconisent l’utilisation d’un logiciel comptable. Les avantages de ce dernier sont non négligeables :
- Comptabilisation plus rapide
- Moins d’erreurs de saisie
- Gain de temps considérable
- Meilleure gestion de la paie
Néanmoins, que vous investissiez ou non dans un logiciel de paie, il est important de faire un contrôle des écritures dans votre fiche de paie :
- Assurez-vous qu’après chaque règlement des rémunérations du personnel, les comptes des salariés (421) et celui des organismes sociaux (431) sont bien à zéro.
- N’oubliez pas de comparer les comptes dédiés aux salaires (641) et les récapitulatifs des rémunérations dans votre livre de paie pour tenir compte des écarts éventuels.