Qu’est-ce qu’une fiche signalétique ? Quelle est son utilité pour une entreprise ?
La fiche signalétique est un document très important en administration d’entreprise. Il y a des situations où une entreprise prestataire est tenue de la présenter à ses partenaires ou à ses clients. Elle s’avère donc indispensable pour les entreprises, en particulier pour les firmes. Mais, qu’est-ce qu’une fiche signalétique ? Quelle est son utilité ? Qu’en est-il de la fiche signalétique en portage salarial ?
Une fiche signalétique : une carte d’identité de la société
Une fiche signalétique est un moyen de communication qui réunit des informations approuvant l’existence d’une entreprise. C’est pourquoi la fiche signalétique est aussi appelée carte d’identité d’une société. Cette fiche sert à guider les clients, les partenaires et le public à mieux connaitre une entreprise ainsi que ses produits et/ou services. Les informations sur la fiche signalétique sont aussi très utiles pour les entreprises clients pour compléter leur base de données. Quelles sont donc les informations à ajouter sur une fiche signalétique ? Sachez que certaines sont obligatoires tandis que d’autres sont facultatives.
Les renseignements obligatoires sur une fiche signalétique
Les informations les plus essentielles à mettre sur ce document sont en effet des données nécessaires pour l’élaboration d’un contrat. Une fiche signalétique doit mentionner :
- Le nom de votre société (la raison sociale pour les entreprises/le nom du commercial pour les commerçants)
- Le nom du dirigeant et son statut
- La date de création de l’entreprise
- Le statut juridique
- Le numéro de SIREN, SIRET ou le code NAF
- Le capital social de votre société
- Les cordonnées pour contacter l’entreprise (numéro téléphonique, adresse email, page de réseaux sociaux…)
Les informations facultatives à insérer sur une fiche signalétique
Si vous voulez informer vos collaborateurs sur la valeur, le contexte et la politique de votre société, vous pouvez entrer dans le détail en énonçant d’autres informations dans la fiche signalétique, notamment :
- Le site internet de votre entreprise
- Les activités intégrales de la société (tous les services et produits que vous mettez en vente)
- La taille de l’entreprise (présentation des effectifs)
- Le siège de l’entreprise et les zones commerciales (ville, région et à l’international)
- La politique RSE mise en place par votre société (concernant la non-discrimination, environnementale et éthique)
- Le chiffre d’affaires annuel (les 3 dernières années)
- La politique de recrutement de l’entreprise
- Le projet à court et à long terme de votre société
Une fiche signalétique : un document informatif sur les produits d’une entreprise
La fiche signalétique, dans un autre sens, est un document pas plus d’une page qui sert à présenter les produits de l’entreprise. En effet, les entreprises mettant en vente un produit dangereux ou toxique doivent toujours établir une fiche signalétique de celui-ci afin de guider les clients sur l’utilisation et les précautions à prendre lors de la manipulation du produit. Elle doit alors présenter :
- Les propriétés toxiques
- La réactivité du produit
- Les risques liés à son utilisation
- Les renseignements détaillés du produit
- Les précautions d’utilisation
Pourquoi est-il important d’établir une fiche signalétique ?
La fiche signalétique est importante pour une entreprise, quel que soit son secteur d’activité, car elle permet :
- D’informer les clients sur l’identité et l’activité de votre entreprise (type de service ou produit qu’elle offre)
- De booster la prospection commerciale de votre société
- De faciliter les achats des clients (guide pour les clients vers votre point de vente, de distribution ou vers votre magasin)
- De trouver d’autres partenaires investisseurs et de nouveaux clients
- D’être visible et se démarquer de la concurrence sur le marché
- De constituer un dossier pour faire une demande de prêt professionnel
- D’élaborer un contrat de stage
Qu’en est-il de la fiche signalétique en portage salarial ?
En portage salarial, la fiche signalétique doit être établie par l’entreprise de portage salarial, et non pas par le salarié porté. Ce dernier a le droit d’élaborer une fiche signalétique pour le compte de l’entreprise de portage, notamment s’il est accompagné par des documents tels qu’un extrait K-bis, les attestations de régularité fiscale et sociale…
En plus de cela, c’est à l’entreprise de portage salarial de prendre en charge tout ce qui est de la gestion administrative de la collaboration avec l’entreprise client. En effet, c’est à la société de portage salarial de demander la fiche signalétique des clients accompagnée des différents documents légaux. En tant que consultant porté, vos affaires ne consistent alors qu’à exécuter vos prestations.