Toutes les fournitures de bureau à acquérir pour votre entreprise

Par Christelle , le 24 juin 2022 - 9 minutes de lecture
fournitures-bureau-entreprise

La création d’entreprise est un projet de grande envergure qui implique en amont un certain nombre de démarches administratives et juridiques à effectuer. Mais, afin de mieux gérer et organiser le bon déroulement des tâches au sein de l’entreprise, il est primordial de se procurer des fournitures de bureau. Si elles sont d’une grande importance, encore faut-il savoir lesquelles sont indispensables à votre entreprise afin d’éviter les dépenses superflues. Pour vous éclairer sur ce point, voici la liste des fournitures de bureau incontournables pour une entreprise.

Le matériel informatique

Face au progrès technologique actuellement, toute entreprise, quel que soit son secteur d’activité, doit disposer de matériels informatiques. C’est un must-have dans le domaine professionnel, notamment pour faciliter et accélérer la réalisation des tâches administratives. Notez qu’il faudra prévoir un budget conséquent pour l’achat de ces outils informatiques, car de tels produits sont assez coûteux sur le marché. Si votre budget en fournitures est assez restreint, songez à acheter le strict minimum pour mener à bien la gestion de votre entreprise. Parmi les équipements informatiques les plus incontournables, on a :

  • L’ordinateur
  • L’imprimante et les cartouches d’encre
  • La clé USB
  • Le disque dur externe

L’ordinateur

L’ordinateur est un matériel informatique indispensable pour le bon fonctionnement de toute entreprise, quelle que soit sa taille. Si autrefois, il n’était utilisé que pour le traitement de dossiers, il se révèle d’une plus grande utilité de nos jours. En effet, connecté à internet, un ordinateur vous permet de communiquer facilement et à n’importe quel moment avec vos clients, collaborateurs et fournisseurs.

Les possibilités sont multiples : vous pouvez utiliser la messagerie (tchat, mail ou sur les réseaux sociaux) ou encore solliciter les logiciels d’appel en ligne comme Skype. En plus de permettre une communication plus efficace, cet équipement est même un incontournable pour faire de l’E-marketing.

Sur le marché, vous avez le choix entre un ordinateur de bureau (modèle fixe) ou un ordinateur portable (laptop). Généralement, la version portative est bien plus pratique et avantageuse, car comme son nom l’indique, vous avez la possibilité de l’emmener facilement avec vous dans tous vos éventuels déplacements. Dans tous les cas, optez pour un ordinateur de qualité dont les configurations (en particulier la mémoire et la vitesse du processeur) sont bien adaptées à vos besoins.

L’imprimante et les cartouches d’encre

L’imprimante de bureau fait partie intégrante des fournitures indispensables pour une entreprise, car elle vous permettra d’imprimer et d’avoir en main différents types de documents (cartes, factures, fiches, etc.). Vous aurez l’embarras du choix entre les nombreuses imprimantes aux designs et marques variés disponibles sur le marché. En fonction des besoins de votre entreprise, mais aussi du budget alloué aux fournitures de bureau, optez pour le modèle et la marque d’imprimante qui conviennent le plus. Et afin de l’utiliser, il ne faut pas oublier de vous procurer des cartouches d’encre compatibles à l’imprimante choisie.

Si votre budget vous le permet, sachez que vous trouverez également un appareil tout-en-un sur le marché : à la fois imprimante, scanner et photocopieuse. Il s’agit d’une solution beaucoup plus fiable et plus pratique pour simplifier et accélérer le travail des employés, investir dans ce type d’appareil en vaut pleinement le coup.

Une clé USB

Créée en 2000, la clé USB s’avère être aujourd’hui le meilleur support de stockage amovible et elle est très prisée aussi bien des particuliers que des entreprises. En entreprise, elle est très utile pour la sauvegarde de données et fichiers professionnels à présenter et souvent on la privilégie aussi pour stocker de travaux en cours. Depuis leur apparition jusque lors, le design et la capacité de stockage des clés USB sont en constante évolution. Mais, pour choisir votre clé USB à usage professionnel, ne vous fiez pas uniquement au design. Il est même préférable de ne pas acheter une clé USB du commerce. Pour vous assurer de la qualité de votre équipement, faites votre achat uniquement auprès d’un distributeur ou d’un revendeur agréé.

Un disque dur externe

À l’instar de la clé USB, le disque dur externe permet de sauvegarder des données, mais l’avantage est de pouvoir stocker un volume plus important d’informations. Comme ce matériel informatique n’est pas des moindres, songez également à faire vos achats chez des distributeurs ou des revendeurs agréés. Vous y trouverez des produits authentiques, durables et de qualité garantie.

Les fournitures de classement et de rangement

Pour assurer une bonne organisation et une bonne gestion au sein de votre entreprise, vous devez impérativement investir dans des fournitures de classement et de rangement. Ces dernières vous permettront de tout mettre en ordre dans l’espace de travail : dossiers et documents importants, accessoires…

Des classeurs

Les classeurs sont des fournitures de bureau incontournables. En effet, les entreprises effectuent le traitement de plusieurs types de dossiers chaque année civile. Il peut s’agir de fiches et bulletins de paie, de factures clients, de factures fournisseurs, de documents destinés aux banques… Il y a autant de documents et dossiers importants à traiter que vous vous y perdrez facilement. Pour mieux les gérer et surtout pour éviter de les perdre, il vaut mieux les ranger dans des classeurs en les classant par catégorie, par ordre alphabétique, par chronologie ou par priorité. Le classement doit se faire selon le critère le plus pertinent afin d’y retrouver en toute facilité et rapidité le document dont vous avez besoin.

Des trieurs de bureau

Tout comme les classeurs, les trieurs de bureau permettent de ranger et de classer des dossiers et documents. Ils assurent la même fonction, mais cette fois-ci les dossiers seront classés dans les différents compartiments de rangement constituant le trieur de bureau. Une fois encore, c’est à vous de ranger vos documents suivant le critère le plus adapté :

  • Par priorité
  • Par ordre alphabétique
  • Par chronologie
  • Par catégorie

Il est aussi possible de faire un classement en fonction du nom de votre collaborateur (client ou fournisseur), cela permet au besoin d’accéder plus facilement aux dossiers de celui-ci.

Les trieurs de bureau se déclinent en différents formats et coloris. Assurez-vous de choisir le modèle de trieur qui s’harmonise parfaitement avec le style de votre bureau.

Des boites de rangement et des corbeilles de classement

L’espace de travail doit être le moins encombré que possible. Il faut alors y garder uniquement l’essentiel et archiver tout ce qui y est superflu comme les dossiers clos par exemple. Vous pouvez ranger ces derniers dans des boites de rangement. L’idéal serait de les classer par année et de les conserver dans un local destiné à la conservation des archives de la société. À défaut, vous avez la possibilité de louer un espace où vous pourrez les stocker.

Quant aux documents en cours de traitement, optez pour les corbeilles de classement où vous pourrez les classer par ordre alphabétique, par chronologie ou par thématique.

Des chemises cartonnées

Les chemises cartonnées sont des fournitures de bureau ultra pratiques, notamment pour classer les dossiers de l’entreprise selon un code couleur. À titre d’exemple, vous pouvez ranger les factures clients dans des chemises vertes, les factures fournisseurs dans des chemises bleues et les documents administratifs dans des chemises jaunes. Si les chemises cartonnées font partie des meilleurs outils de classement, la prudence est de mise lorsque vous les utilisez, car les documents risquent de tomber en toute facilité.

Un pot à crayons

Pour ranger tout le désordre sur la table de bureau, il est indispensable d’avoir un pot à crayons où vous pourrez placer vos stylos, crayons, marqueurs, ciseaux, etc. Plus l’espace de travail sera bien rangé, plus les employés seront productifs : c’est le gage d’une entreprise performante et rentable.

Les accessoires de bureau incontournables

Pour la bonne gestion des différentes tâches à effectuer dans une entreprise, il faut s’équiper d’accessoires de bureau indispensables tels que le papier, l’agenda, le post-it, les agrafeuses et ciseaux, etc.

Papier

Même à l’ère du digital, les entreprises ne peuvent se passer des papiers. Le papier est fondamental pour l’impression de vos documents, mais également pour rédiger des notes surtout pour les employés qui ne se sont pas encore familiarisés avec l’ordinateur. Comme les feuilles de papier sont disponibles en différents formats, épaisseurs et couleurs, faites votre choix en fonction de vos attentes et de votre budget.

Agenda

L’agenda reste l’un des outils les plus incontournables aussi bien au quotidien qu’au travail. Il permet tout planifier soigneusement : emploi du temps journalier, rencontre et rendez-vous professionnels. En tenant un agenda, vous pourrez gérer facilement votre planning (journalier, hebdomadaire ou mensuel). Aujourd’hui, il existe deux modèles d’agenda, à savoir l’agenda en version papier et l’agenda numérique, alors choisissez celui que vous jugez plus pratique et avantageux.

 Post-it

Décliné en différentes couleurs, le post-it est ce petit papier adhésif qui se colle un peu partout : sur la porte, sur l’écran d’un ordinateur, sur le tableau… Le but : passer des messages urgents ou rappeler des tâches à exécuter ultérieurement.

Le matériel d’écriture

Au bureau, les employés doivent rédiger des rapports ou des notes, apposer leurs signatures. Ils ont donc besoin de matériel pour écrire :

  • Des stylos, des crayons (et gommes)
  • Des carnets ou blocs-notes
  • Des surligneurs pour marquer les informations importantes dans un dossier

La plastifieuse

La plastifieuse est un outil très pratique qui permet de protéger efficacement un document. Les entreprises en ont réellement besoin pour la plastification de :

  • Contrats
  • Cartes professionnelles
  • Rapports des employés
  • Documents de communication
  • Etc.

Le destructeur de documents

Le destructeur de documents est équipement de bureau très utile pour détruire les documents inutiles à l’entreprise. Investir dans cet outil est important, notamment pour empêcher les divulgations d’informations, les usurpations d’identité et protéger les données personnelles de vos collaborateurs (clients, fournisseurs ou salariés).

Le mobilier de bureau

Pour assurer une meilleure productivité de vos salariés, équipez chaque bureau d’un mobilier confortable et ergonomique. Plus le cadre de travail sera confortable, plus les employés seront motivés et déterminés à faire du bon travail.